今日は、仕事の効率について。
これはいろいろな視点からみなくてはいけないので、ほんの一部となりますが、重要な要素を含んでいますので必ず読んでください。
まず、大事なこととして、
「期限を決める」
その日のやることは、まずは紙に書き出し、（パソコン上のものでもいいが、直接に自分で書くということも結構、大切だったりします。それ用のノートをつくるのはおススメです）それに優先順位を付ける。
書き出してから、１、２、３、、、のように番号をふるのもいいと思います。
それを１から順番にやっていく。
そして、予定していてできなかったことは、翌日のその日にやることのリストに入れる。
ザクッとこういう感じです。
パーキンソンの法則というのがあります。ご存じの方もいると思いますが、例えば、２時間でできることも３時間でやるとなっていれば、ずるずるしながら３時間かけてやるようになってしまいます。
一日のやることを決めて、それを終わらせていくことを意識して進めていきましょう。
で、仕事のやり方で、もうひとつ取り入れていただきたいことがあります。
それは、コマ（いろいろな言い方がありますが）を決めてやっていくことです。タイマー機能を使い、15分１コマ、25分１コマ、50分１コマとしてタイマーを使い、その間は集中して仕事をすることです。タイマーが鳴ったら、一度、軽く休憩をはさみます。１コマ30分以内なら5分ぐらい、１コマ50分なら10分程度の休憩でいいと思います。
１コマの長さは、仕事内容によって変えていいと思います。また試してみて自分に合った時間を見つけていただいてもいいかと思います。仕事的にひとつひとつが短時間で終わることで、その分、量をこなす仕事、ひとつに長時間かかる仕事。それぞれ違うので自分に合ったものを手探りしてください。
これは、集中力の問題です。人間の集中力はそこまで長続きしません。仕事のリズムをつくり、その間は集中するために効率的なやり方です。
それと仕事、仕事以外のことでも、早く行動に移すことが大切です。よく言われているのは、「５秒で動く！」
これはアメリカのなんとかさんが言っていたことで、結構、広まっていることです。人間は考えていると「やらない理由」を考え始めます。
ですので、「５、４、３、２、１、ハイやる！」という感じで自分を動かしてください。長く考えるとネガティブなことを考え、結局、やらなくなります。
そして、とにかく動く、やる！
でいきましょう。
何か新しいことをやるときもそうです。
いいタイミングなんてきません。自分でつくるものです。
始めて、動いて、そしてやりながら考えること。
多くの人が、何者にもなれないのは、考えても動かないからです。やってみなくてはわからないことを、ずっと考えていても仕方ない。とにかくやる。ポジティブに考えながらやる。やりながら改善していけばいい。
「最初の一歩はすぐ踏み出す」
これは大事なことです。これはいきなり大金をつぎ込むことでもすぐやってしまうということではありません。それなら同じような少額でもできることを考えてまずはそれをやってみるということです。
そしてやらなくてはいけないことが長い時間がかかったり、大きなプロジェクトなどそういうものの場合は、それを細分化してください。細分化して、そのひとつひとつをクリアしていく。それがその仕事のハードルを低くするコツです。
そして次
自分でなくてもできることは他人に任せる。
これは時間、仕事の効率化で非常に大切なことです。もちろん、費用対効果なども考慮しなければいけませんが、自分でしなくてもいいことはしない。
それにより、自分がしなければいけないことにフォーカスして取り組める。部下でもできることなら部下に任せましょう。外注さんでもできることは外注さんに任せましょう。
自分がやらなくてはいけないことにフォーカスできるようにしていくことはとても大事なことです。時間は有限なので効率化していかないと、いつも「あー忙しい！時間がない！！！」という状態になってしまいます。
次、
やらないことを決める！
これは、上記の続きの話しです。
他人に任せられることは任す。自分でやらなくていいことはやらない。そのためにも「やらないことを決める」でも仕事上、必要なことは人にやってもらう。
その他にも、他人にやってもらわなくてよく、自分でもやらなくてもいいこともあります。今やっていることで、いらないことを検証して抜き出してみてください。結構、必要ないことってあります。
時間は長さではなく、深さが重要です。それを意識して効率重視で仕事をすることは大切なことです。